Digitales Bürgerbüro

Effizientere Abläufe in kommunalen Einrichtungen

Einzelne Infodisplays im Eingangsbereich oder komplette Infosysteme im ganzen Rathaus. Bei uns erhalten Sie eine komplett individuelle Lösung. Mit unseren Systemen machen Sie einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung. Wir zeigen Ihnen, wie ein modernes, digitales Bürgerbüro aussieht.

Schnelle und einfache Abläufe – für die Bürger und für das Rathauspersonal

Sie leiten das Bürgerbüro oder sind im Rathaus für die verschiedensten Belange der Bürger verantwortlich? Dann wissen Sie aus eigener Erfahrung, dass schnelle und einfache Abläufe zwischen Ihren Mitarbeitern und den Bürgern essentiell sind. Die Verwaltungsarbeit nimmt viel Zeit in Anspruch. Jeder Antrag, jedes Dokument und jede Kommunikation mit den Bürgern muss perfekt organisiert sein, um alle Aufgaben bewältigen zu können.

Aus vielen Gesprächen mit Mitarbeitern und Verantwortlichen aus dem kommunalen Umfeld wissen wir, dass der zunehmende Verwaltungsaufwand aktuell zu den größten Herausforderungen im Rathaus zählt. Genau bei diesem Problem setzen wir mit unseren Systemen an. Wir helfen dabei, die Digitalisierung im Bürgerbüro voranzubringen und umzusetzen, damit künftige Verwaltungsarbeiten schneller erledigt werden können. Zugunsten des Rathauspersonals und der Bürger.

Der Einstieg in das „digitale Bürgerbüro“ ist einfacher als man denkt

Der Begriff „Digitalisierung“ wird in der Öffentlichkeit sehr oft verwendet. Das Komplizierte daran ist, dass jeder Mensch darunter etwas anderes versteht. Für viele ist die Digitalisierung ein hochkomplexer, technologischer Prozess. Wir bei filsinger.de sehen das anders. Das Ziel der Digitalisierung ist, dass Prozesse vereinfacht werden, um den Menschen zu helfen (Zeit zu sparen, Arbeit zu erleichtern, etc.).

Genau hier setzen wir an: Unsere Infosysteme (Infowalls, Infostelen, etc.) sind zum einen dafür da, Bürgern schnellere Lösungen anbieten zu können (bspw. die Beantragung des Personalausweises) und zum anderen, dem Rathauspersonal manuelle und aufwendige Arbeit abzunehmen. Sprich: Bestimmte Prozesse zu automatisieren und damit zu erleichtern.

In unseren bisherigen Projekten in kommunalen Einrichtungen haben wir die Erfahrung gemacht, dass das größte Problem darin besteht, einen ersten Schritt in Richtung „digitales Bürgerbüro“ zu machen. Viele Verantwortliche wissen einfach gar nicht, wo sie überhaupt anfangen sollen. Auch hier sehen wir unsere Stärke. Wir haben die Erfahrung und das Wissen, um die Umsetzung so reibungslos wie möglich zu gestalten. Bei uns erhalten Sie eine „Alles-aus-einer-Hand“-Lösung. Wir kümmern uns um das Projekt, bis es fertig und in Ihrem Alltag integriert ist.

Ein Infodisplay im Eingangsbereich nimmt viel Arbeit ab

In einigen Rathäusern sind digitale Infodisplays und Terminals bereits integriert. Vor allem im Eingangsbereich des Bürgerbüros können Infodisplays und Infoterminals viel Arbeit abnehmen. Bürger können hier eingeben, zu welchem Zweck sie ins Bürgeramt gekommen sind: Einen Termin wahrnehmen, ein Dokument anfordern, baurechtliche Themen besprechen, etc. – häufig wird ein Infodisplay im Eingangsbereich auch als „digitales Wegeleitsystem“ integriert, um den Besuchern eine schnelle Orientierung zu geben. Ein Infodisplay im Eingangsbereich übernimmt damit den Erstkontakt zum Bürger und führt ihn genau dorthin, wo er hinmöchte. Für die Rathausmitarbeiter kann das eine große Zeitersparnis und Entlastung sein.

Für jedes Bürgerbüro eine individuelle Lösung

Wir wissen, dass jedes Rathaus und jedes Bürgerbüro anders ist. Jede kommunale Einrichtung hat andere Strukturen und funktioniert auf seine eigene Weise. Aus diesem Grund bieten wir im Bereich „digitales Bürgerbüro“ nicht einfach Produkte von der Stange, sondern setzen auf individuelle Lösungen. Hinzu kommt, dass jedes Rathaus andere Vorstellungen und Wünsche in Bezug zur Digitalisierung hat. Ein Bürgerbüro mit hohem Parteiverkehr hat andere „Probleme“ als ein Bürgerbüro mit wenigen Besuchern. Ein Rathaus möchte sich komplett digitalisieren und alle Prozesse aufeinander abstimmen, während ein anderes Rathaus erstmal nur kleine Bereiche automatisieren möchte.

Unser Vorgehen ist dabei sehr einfach: Sie sagen uns, was Sie sich vorstellen und wie Sie Ihr Bürgerbüro digitalisieren möchten. Wir zeigen Ihnen, was technisch machbar ist, wie unsere Infosysteme funktionieren und wie das ganze Projekt ablaufen wird.

Für jede Anwendung eine Lösung

Um Ihnen das Spektrum im Bereich „digitales Bürgerbüro“ näherzubringen, zeigen wir Ihnen hier ein paar Anwendungsbeispiele.

Infodisplay im Rathaus-Foyer

Viele Rathäuser setzen auf ein Infodisplay im Foyer, auf dem bestimmte Informationen angezeigt werden. Mit der Software DSSHOW können die Inhalte ganz einfach auf das Infodisplay projiziert werden. Was dabei dargestellt wird, bleibt ganz Ihnen überlassen: Von der Wettervorhersage bis zu anstehenden Veranstaltungen oder aktuellen Corona-Regeln können Sie Ihren Bürgern genau das zeigen, was Sie im Moment für wichtig halten. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, Videos, Bilder und andere Formate anzeigen zu lassen.

Infoterminal im Eingangsbereich

Im Eingangsbereich des Rathauses werden vor allem Infoterminals als Wegeleitsystem eingesetzt. Der Bürger kann hier im Menü bspw. auswählen, was er genau braucht. Dann zeigt ihm das System, wo er hin muss oder wie er hier weiterverfahren kann (Termin vereinbaren etc.). Beispiel: Ein Bürger möchte seinen beantragten Personalausweis abholen. Diese Anweisung tippt er in das Infoterminal ein. Im Anschluss wird ihm gezeigt, wann er den Ausweis abholen kann. Und in welchem Zimmer er dazu aufgerufen wird. Bis zur Aushändigung des Ausweises ist der Prozess damit komplett automatisiert.

Infodisplays im Wartebereich

In den meisten Rathäusern gibt es einen Bereich, in dem die Bürger darauf warten, aufgerufen zu werden. Das kann beispielsweise durch eine gezogene Nummer erfolgen. Auch dies lässt sich mit einem Infodisplay, der gut sichtbar im Wartebereich aufgebaut ist, darstellen. Auf dem Display wird die Nummer des Bürgers angezeigt, der nun damit aufgerufen wird. Meist bekommt er hier auch gleich die Information, in welches Bürgerzimmer er gehen muss.

Der Weg zum „digitalen Bürgerbüro“ – unser Tipp für Sie

Sie wollen die Digitalisierung im Bürgerbüro voranbringen, aber wissen nicht, wie man das Projekt angehen könnte? Keine Sorge: So geht es den meisten Verantwortlichen im Rathaus. Die technischen Möglichkeiten sind vielfältig, das kann schnell zu einem komplexen Prozess werden. Wir von filsinger.de verstehen uns als Ihr Partner, der Ihnen zeigt, was überhaupt möglich ist und was in Ihrem individuellen Fall Sinn macht. Mit der Digital Signage Software DSSHOW haben wir zudem eine hauseigene Software an der Hand, die Ihnen die Übertragung der Inhalte stark vereinfacht. Zudem schulen wir Ihre Mitarbeiter, damit sie mit den Systemen umgehen können.

Ein Tipp für Sie: Wenn Sie nicht wissen, wie Sie das Projekt angehen sollen – dann fangen Sie klein an. Eventuell installieren Sie erstmal ein Infodisplay im Wartebereich, der ein paar wichtige Bürgerinfos anzeigt. Sie können hier wichtige Erfahrungen sammeln: Wie reagieren die Bürger darauf? Wie gehen die Mitarbeiter damit um? Wenn Sie hier positives Feedback erhalten, können Sie weitere Systeme implementieren und weitere Prozesse automatisieren.

Der große Vorteil: Die Interaktivität mit dem Bürger

Mit unseren Infosystemen haben Sie nicht nur die Möglichkeit, Informationen am Display abzubilden. Per Touch-Element können die Bürger auch mit dem System selbst interagieren. Das kann sehr hilfreich sein und Ihnen zusätzlich viel Zeit einsparen.

Ein Beispiel: Ein Bürger möchte seinen Wohnsitz melden. Im ersten Schritt gibt er im System an, ob er schon einen Termin hat oder nicht. Nehmen wir an, er hat noch keinen Termin vereinbart, dann kann er das im nächsten Schritt direkt im System erledigen. Komplett automatisiert. Ohne Zuarbeit Ihres Personals.

Haben Sie Fragen?

Sind Sie auf der Suche nach einem Partner, der Ihnen bei der Digitalisierung des Bürgerbüros oder Ihrer Kommune hilft? Dann sind Sie bei uns genau richtig. Bei unseren Projekten ist uns ein enger persönlicher Austausch mit Ihnen sehr wichtig. Sie erhalten bei uns eine individuelle Lösung, die perfekt für Sie passt. Es spielt für uns dabei keine Rolle, ob Sie erstmal klein anfangen möchten oder Ihr Rathaus komplett digitalisieren wollen. Wir stehen Ihnen zur Seite und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme:

Mail: anfrage@filsinger.de